Hồ Sơ Nhân Sự Gồm Những Gì? Làm Sao Để Quản Lý Hiệu Quả?

Hồ sơ nhân sự là một phần quan trọng trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin cá nhân của nhân sự, mà còn hỗ trợ giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

Trong bài viết này chuyên gia nhân sự tại Lê Ánh HR sẽ mô tả chi tiết về hồ sơ nhân sự cần những gì và quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các tài liệu và thông tin liên quan đến từng nhân viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó bao gồm một loạt các thông tin cá nhân, chuyên môn, và lao động của nhân viên, từ lúc họ bắt đầu làm việc cho đến khi kết thúc quá trình làm việc tại tổ chức đó.

Hồ sơ nhân sự được sử dụng để quản lý, theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc, cũng như để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lao động và quản lý nhân sự.

Xem thêm: Quản lý nhân sự là gì?

2. Vì sao cần phải quản lý hồ sơ nhân sự?

Hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch, quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả, và tuân thủ các quy định pháp luật.

Việc quản lý hồ sơ nhân sự cũng là một phần quan trọng của quản trị nhân sự, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, phát triển và giữ chân nhân tài.

Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

3. Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Cụ thể, hồ sơ nhân sự thường bao gồm:

I. Thông tin cá nhân

- Thông tin liên hệ

• Họ và tên
• Ngày sinh
• Địa chỉ hiện tại
• Số điện thoại
• Địa chỉ email

- Thông tin pháp lý

• Số chứng minh nhân dân/hộ chiếu
• Hình ảnh chứng minh nhân dân/hộ chiếu

II. Thông tin tuyển dụng

• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch (CV)
• Bản ghi kết quả phỏng vấn
• Thư giới thiệu và thư chấp nhận

III. Hợp đồng và thỏa thuận lao động

• Hợp đồng lao động
• Các thỏa thuận bổ sung/thay đổi hợp đồng

IV. Lịch sử công tác và phát triển

• Bản ghi công tác và thăng chức
• Chứng chỉ đào tạo và phát triển chuyên môn
• Đánh giá hiệu suất làm việc

V. Lương và phúc lợi

• Thông tin lương cơ bản và lịch sử điều chỉnh
• Thông tin về thưởng và phúc lợi
• Bảo hiểm và các khoản đóng góp

VI. Ghi chú kỷ luật và phản hồi

• Ghi chú kỷ luật
• Phản hồi từ quản lý và đánh giá đồng nghiệp

VII. Kết thúc việc làm

• Tài liệu nghỉ việc hoặc sa thải
• Ghi chú và phản hồi cuối cùng

VIII. Tài liệu khác

• Bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến nhân sự

Mẫu danh mục hồ sơ nhân sự

Hướng dẫn sử dụng danh mục

• Mỗi nhân viên sẽ có một hồ sơ đầy đủ được cập nhật thường xuyên, bảo mật, và dễ truy cập khi cần.
• Tất cả thông tin phải được lưu trữ an toàn, bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên theo đúng quy định của pháp luật.
• Cần thiết lập quy trình rõ ràng cho việc cập nhật và bảo trì hồ sơ, đặc biệt là khi có thay đổi về thông tin cá nhân, lương, vị trí, hoặc kết thúc công việc.
• Mẫu danh mục hồ sơ danh mục này giúp đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết được thu thập và quản lý một cách có hệ thống, giúp công ty đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản trị nhân sự và pháp lý.

TẢI VỀ FILE: Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel

Tham khảo thêm: 

• Hồ Sơ Xin Việc Gồm Những Gì? 
• Hồ sơ năng lực là gì? Gồm những gì?

4. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả có thể giúp bạn tổ chức và quản lý thông tin về nhân viên một cách khoa học. Dưới đây là một số bước quan trọng:

Phân loại hồ sơ nhân sự:

• Xác định các loại hồ sơ: Đơn xin việc, CV, hợp đồng lao động, lịch sử công việc, lương, đào tạo, kỷ luật, và phản hồi.
• Sắp xếp hồ sơ theo danh mục: Điều này giúp tìm kiếm và quản lý dễ dàng hơn.

Chọn hình thức lưu trữ hồ sơ phù hợp:

• Lưu trữ điện tử: Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự để tối ưu hóa quá trình.
• Lưu trữ giấy tờ: Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ an toàn, tránh ẩm ướt và ánh nắng trực tiếp.

Sắp xếp hồ sơ nhân viên khoa học:

• Theo thời gian: Sắp xếp theo thứ tự thời gian để tìm kiếm dễ dàng.
• Theo mẫu tự: Sắp xếp theo thứ tự mẫu tự (A, B, C…) của hồ sơ.

Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự:

• Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ một cách an toàn và tuân thủ quy định pháp lý.
• Kiểm tra và cập nhật hồ sơ thường xuyên để đảm bảo tính chính xác.

Hãy áp dụng quy trình này để đảm bảo hồ sơ nhân sự của bạn được quản lý hiệu quả và đáp ứng đúng yêu cầu của doanh nghiệp

5. Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự được điều chỉnh chủ yếu qua Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản và quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự mà các doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam cần tuân thủ:

Thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hồ sơ lao động: Theo quy định, hồ sơ lao động của người lao động cần được lưu trữ ít nhất là 5 năm kể từ khi người lao động thôi việc.

Hồ sơ về thuế và bảo hiểm: Thông thường, các tài liệu liên quan đến thuế và bảo hiểm xã hội cần được lưu trữ trong vòng 10 năm.

Nội dung hồ sơ cần lưu trữ

Các doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bản ghi về quá trình làm việc, đào tạo, đánh giá hiệu suất, thông tin về lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các loại bảo hiểm khác theo quy định của pháp luật.

Bảo mật thông tin

Các doanh nghiệp phải đảm bảo thông tin trong hồ sơ nhân sự được bảo mật, không được tiết lộ trái phép. Việc sử dụng và chia sẻ thông tin chỉ được thực hiện trong phạm vi cho phép theo quy định của pháp luật và với sự đồng ý của người lao động.

Quản lý hồ sơ điện tử

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự dưới dạng điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Các doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về quản lý, lưu trữ và bảo mật thông tin điện tử.

Tiêu hủy hồ sơ

Khi không còn nhu cầu lưu trữ hoặc sau khi đã hết thời gian bắt buộc lưu trữ theo quy định, hồ sơ cần được tiêu hủy một cách an toàn để đảm bảo thông tin cá nhân không bị lộ.

Các quy định cụ thể về lưu trữ hồ sơ nhân sự có thể được cập nhật và điều chỉnh theo thời gian, do đó, các doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ và cập nhật thông tin từ các nguồn chính thức của chính phủ và các cơ quan quản lý liên quan.

Tham khảo thêm các bài viết:

• Quy định QUẢN LÝ TÀI LIỆU trong doanh nghiệp
• Quy định tổ chức và quản lý cuộc họp
• Quy trình quản lý văn bản đi trong doanh nghiệp
• Quy trình quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp

6. Nên dùng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự miễn phí hay mất phí

Việc lựa chọn giữa phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự miễn phí và mất phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô của doanh nghiệp, nhu cầu cụ thể, ngân sách, và mục tiêu dài hạn. Dưới đây là một số điểm cần xem xét khi đưa ra quyết định:

Phần mềm Miễn phí

• Ưu điểm: Là lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp mới, nhỏ, hoặc có ngân sách hạn hẹp. 
• Nhược điểm: Có thể không cung cấp đủ tính năng nâng cao hoặc tùy chỉnh mà doanh nghiệp cần. Thường có ít sự hỗ trợ hoặc cập nhật phần mềm, điều này có thể làm tăng rủi ro về bảo mật và tính năng.

Phần mềm Mất phí

• Ưu điểm: Cung cấp nhiều tính năng và khả năng tùy chỉnh, hỗ trợ quản lý nhân sự một cách toàn diện hơn. Thường cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ và giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về quản lý dữ liệu. Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp và đáng tin cậy, bao gồm cập nhật và bảo trì phần mềm.
• Nhược điểm: Có thể đại diện cho một khoản đầu tư đáng kể, đặc biệt là cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới bắt đầu.

Cân nhắc Khi Lựa Chọn

• Xác định rõ ràng nhu cầu và quy mô doanh nghiệp của bạn. Phần mềm miễn phí có thể đủ cho doanh nghiệp nhỏ với nhu cầu cơ bản, trong khi doanh nghiệp lớn hơn có thể cần đến các giải pháp mất phí.
• Xem xét liệu phần mềm có thể đáp ứng nhu cầu tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp trong tương lai không.
• Đánh giá mức độ quan trọng của an ninh dữ liệu và tuân thủ pháp luật đối với doanh nghiệp của bạn.
• Cuối cùng, việc lựa chọn giữa phần mềm miễn phí và mất phí không chỉ là một quyết định về chi phí ban đầu mà còn phản ánh sự cân nhắc về giá trị dài hạn mà phần mềm mang lại cho quy trình quản lý nhân sự của bạn.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM